Du sorgst dafür, dass unser Büroalltag funktioniert.
Während sich unser People-Team künftig stärker auf Recruiting, HR und Mitarbeitendenentwicklung fokussiert, übernimmst du organisatorische, administrative und operative Aufgaben, die im Hintergrund oft unsichtbar sind – aber entscheidend dafür, dass ein Unternehmen reibungslos läuft.
Du hältst Ordnung, behältst den Überblick und unterstützt dabei, dass unser Team sich auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren kann.
Kurz gesagt:
Du bist die Person, die dafür sorgt, dass organisatorisch nichts liegen bleibt.
Deine konkreten Aufgaben
Office Management & Büroorganisation
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien
- Organisation von Kaffee, Getränken und Verbrauchsmaterialien
- Sicherstellung einer angenehmen und funktionierenden Büroatmosphäre
- Betreuung von Gemeinschaftsflächen, Küche und Besprechungsräumen
- Unterstützung bei kleinen Feel-Good-Themen im Büroalltag
- Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben der Geschäftsführung
- Termin- und Kalenderkoordination
- Organisation von Meetings
- Unterstützung bei Reisebuchungen
- Allgemeine administrative Tätigkeiten
- Administrative Unterstützung bei Kunden- und internen Projekten
- Nachhalten organisatorischer To-dos
- Unterstützung bei Bestellungen im Team
- Übernahme kleiner organisatorischer Sonderaufgaben
- Unterstützung bei der Pflege und Organisation interner Systeme
- Dokumentation einfacher Abläufe
- Mitwirkung bei der schrittweisen Weiterentwicklung organisatorischer Prozesse
- Unterstützung bei der Übergabe und Dokumentation bestehender Office-Prozesse
Je nach Kapazität:
- Kontrolle offener Zeiterfassungen
- Erinnerungen an Mitarbeitende
- Unterstützung bei organisatorischen Rückfragen